現代ではIT技術の進化が著しいです。
激しい技術の進化の中で技術やITが時代から遅れてしまっている会社も多いです。
その反面、簡単にリプレースやサービスが切り替えられない会社も多いです。
またその理由の大半は業務の特殊性が高いなど、会社固有の問題も多いです。
業務を標準化出来なければ利用できるサービスも減ると言って良いでしょう。
社内システムを自社開発していれば自社の都合にあったシステムが構築されています。
しかし、ERPやクラウドで提供されるSaasは製品仕様があります。
製品仕様でそれまで出来ていたことが出来なくなると、システムを切り替えることを躊躇するでしょう。
私が見てきた社内システムで問題を抱えているケースは大半が特殊な処理をしている場合です。
その他で言えば、メインフレームから移行できないケースです。
マイグレーションするにあたって、プラットフォームも技術も異なる場合は処理速度や負荷も変わります。
実行環境が異なるのにすべてスムーズに影響がない状態で移行するのは非常に難しく不可能とは言いませんが設計にかなりの精度が求められます。
また技術的な課題だけではなく意識の問題も当然あります。
リテラシーや意識によって社内のIT環境やシステムはかなり差が出ます。
そこで今回はITやシステムが時代遅れな会社の特徴を紹介したいと思います。
ITやシステムが時代遅れな会社
紙や手作業が多い
まず真っ先に挙げるのが「紙」や「手作業」の多い古典的な会社です。
このご時世なので「ペーパーレス」を謳う会社も多いのですが未だに紙から抜け出せない会社も多いです。
つまり電子化が出来ていない会社です。
紙が多いと印刷したり人の目でしかチェック出来なかったり非効率であると言えます。
重要な稟議などは紙を添付しても良いでしょう。
紙であることで効力が強くなるような仕事内容であれば電子化しない方が良いです。
しかし業務影響の少ない仕事に対する申請書などは電子化しても良いと言えます。
また手作業の多さも時代遅れに繋がっています。
システム化して他社では自動で処理している事例もあるのに手で作業するのは非効率です。
今ではエンジニアでさえ、サーバ構築を自動化していたり問い合わせをボットにさせる時代です。
手作業と紙が複合して非効率を産むこともあります。
申請書などを手書きで書いて人によって異なるフォーマットや統一感が無くなってしまうこともあります。
標準化が出来ない理由の大半は同じ業務を「それぞれのやり方」でやってしまうことです。
「紙」である必要性や「不要な手作業」についてもう少し考えるべきだと言えます。
システムの入れすぎ
個人的には出来るだけシステム化することを勧めていますが、それは「闇雲」にではなく要件定義をきちんとしてからです。
導入時に要件定義を誤ると、後から改修がたくさん発生する事でまた同じ状況に陥ります。
改修のしすぎで時代が進化しても古いシステムに縛り付けられてしまいます。
そして機能や目的ごとに大量にシステムを導入してしまう会社もあります。
モノによっては同じことが出来るにもかかわらず似たり寄ったりなシステムが複数ある会社があります。
そうなると、利用者はいつどこのシステムに何を入力するのが正しいか混乱することもあるでしょう。
そして一度使いだすと止めるに止められません。
安易にシステムを増やしてしまうとミスやチェックに時間がかかります。
例えば人事システムと給与システムでシステムが分かれている場合はどうなるでしょうか。
今では「人事給与」と統一している製品が多い中で、移行しようと思うと「人事」と「給与」両方の仕様を見て確認しないといけません。
そして「人事」は問題なくても「給与」側がNGであれば移行出来ません。
システムを分けすぎていたり多すぎるのはシステムを刷新するのに弊害があることもあります。
別れていても良いですが「シンプル」に利用しないと後世で問題となることもあります。
製品仕様のまま「シンプル」に利用していれば移行も簡単です。
ERP製品も必要以上に追加開発して機能を追加してしまうと新しいバージョンに挙げる際に課題となってしまうこともあるでしょう。
価値観を捨てきれない人が多い
考え方の話ですが、IT化が遅れる理由の多くが価値観の違いであることも多いです。
クラウド化が進む世の中で、今でも「オンプレ」が当たり前だと思っている人もいます。
クラウドに移行した方がメンテナンス作業も少なくなりリプレースが容易になるシステムも多いです。
特にDMZ上で外部からアクセスが出来るシステムに関してはクラウド基盤にした方がハードウェアメンテナンスも不要になるのでメリットです。
しかしクラウド化することの方が面倒であったり不要だと思い込んでいる人もいます。
その先10年の事を考えたら、最終的には移行に使った工数以上の効率化が実現できるのにメリットを理解出来ない人もます。
残念ながら技術の進化に考え方が追いついていません。
何でもクラウド化すれば良いわけではもちろんなく、前述した通り安易にシステムを導入するべきでもないのは事実です。
ただし自分の経験則だけで物事を判断するのは大きな過ちです。
価値観と言う技術的な課題ではない人間の問題で時代遅れになってしまうケースが多いです。
そういった人を説得するために使う工数と言うのは非常に無駄で非効率です。
技術的な課題やメリット・デメリットを議論する時間を増やすのが本来のあり方であって、性格や価値観の違いから業務に支障を与えてしまうのは何事においても無駄でしかありません。
専門家ではない人がシステムを扱っている
これも多くの会社で課題になっているかもしれませんが、そもそもエンジニアではない人がシステムの導入について決定してしまう事があります。
部長職や役員などには完全な技術職出身ではない人もいます。
技術的な課題があったり、導入する費用対効果を勘違いして入れてしまうケースがあります。
専門的な知識なしにIT化を試みるのは非常に危険と言えます。
建築業でも素人が家を作っても壊れやすくまた家にすら成り得ないでしょう。
それと同義で、技術的な判断が出来ない人がシステムについて何かを決めてしまうと、本来必要のないシステムにお金を払う事になったり、トラブルの原因になります。
個人的にはいくら社会人経験があっても技術で素人であれば「素人」でしかないので安易に手を出して欲しくありません。
技術者やIT部門に必ず相談した上で進めないとどんな問題が起こるか分かりません。
システムに詳しくないと外部ベンダーのコントロールも出来なければ運用も滅茶苦茶になってしまうこともあります。
つまり、折衝が出来ない人はシステムを扱うべきではありません。
受注側の言いなりになってしまっては、作業費も大きくなりコストだけが増えるでしょう。
本気で変える気が無い
そもそも論ですが、IT化で時代の進化についていく事に対してやる気がない会社もあります。
ほとんどのケースが「仕事が増えるのが嫌」という理由です。
自分の事しか考えていない社員が多いと当然システムの刷新に支障が出ます。
古くて手が付けられないシステムに関しては新しい仕組みを作り直す方が良いです。
しかし、今までの仕事の仕方を変えたくない人もいます。
効率や非効率は関係なく単純に「慣れた」やり方からの変化を嫌っているだけです。
慣れで仕事をしている人ほど効率化を気にしない傾向にあります。
変化を好まない人が多いと人間関係のトラブルも発生しがちです。
このように、会社の業務の特徴の中には「人間性」が大きく関わる事が多いです。
技術的な課題よりも、慣れたやり方を変えたくない人間の方がシステム導入の課題になるかもしれません。
最期に
社内のIT化やシステムが時代遅れな会社について書いてきました。
過去のシステムが多すぎたり独自開発のし過ぎでリプレースが困難になるのも問題ですが、考え方を変えられない事も大きな理由の一つです。
新しい技術も価値観や考え方によっては恩恵を十分に享受できない事もあるでしょう。
クラウド化することで非効率になってしまう事もあります。
システムの刷新において「良し悪し」は技術的な知識をもって判断しないといけません。
知識のない人がITを管理したりするのはやめておくべきだと言えます。